Fungsi merupakan fasilitas yang disediakan Microsoft Excel untuk membantu penghitungan yang cukup rumit . Dengan menggunakan fungsi, kita tidak perlu melakukan sendiri penghitungan yang dilakukan fungsi tersebut, tetapi cukup menyediakan data yang dibutuhkan.
Ketika kita mengetikkan tanda sama dengan (=) kemudian diikuti rumus, secara otomatis akan muncul teks bantu yang isinya berupa keterangan urutan rumus yang diketikkan. Hal ini mempermudah pengguna karena pengguna tidak perlu menghafal sintaks dari suatu rumus. Pada saat memasukkan formula, terdapat beberapa macam fungsi yang dapat digunakan untuk memudahkan pembuatan formula. Fungsi yang disediakan Microsoft Excel cukup banyak, mulai dari fungsi yang sederhana unutk melakukan penjumlahan sampai fungsi untuk analisis statistik dan database. Penggunaan fungsi harus sesuai dengan argumen atau sintaks yang telah ditentukan. Beberapa fungsi dalam Microsoft Excel, yaitu :

Fungsi database, menganalisis data yang tersimpan dalam database
Fungsi date and time, memanipulasi tanggal dan waktu
Fungsi external, menjalankan fungsi yang terdapat pada aplikasi di luar Microsoft Excel
Fungsi enginering, menjalankan fungsi-fungsi yang berhubungan dengan bidang teknik
Fungsi financial, menjalankan fungsi-fungsi keuangan
Fungsi information, menampilkan informasi yang beruhubungan dengan lembar kerja
Fungsi logical, menjalankan operasi logika
Fungsi lookup and reference, menjalankan fungsi pembacaan tabel dan referensi
Fungsi math and trigonometri, menjalankan fungsi matematika dan trigonometri
Fungsi statistical, menjalankan fungsi statistik
Fungsi text and data, mengelola data berjenis teks

Fungsi yang paling sering digunakan pada saat menjalankan Microsoft Excel adalah fungsi matematika dan statistika. Hal ini disebabkan karena banyak orang menggunakan Micorsoft Excel untuk membuat dokumen yang melibatkan berbagai macam penghitungan. Cara untuk menggunakan fungsi, yaitu secara manual dan melalui toolbar Insert Function.

1. Secara Manual

Salah satu cara menggunakan fungsi yang terdapat pada Microsoft Excel adalah secara manual. Hal ini dilakukan dengan mengetikkan fungsi yang akan digunakan pada sel. Langkah-langkahnya, yaitu :

Arahkan penunjuk sel pada sel yang akan digunakan, biasanya sel yang akan menjadi tempat hasil penghitungan
Ketikkan fungsi sesuai format yang telah ditentukan, diawali dengan tanda sama dengan (=). Contoh fungsi untuk menjumlahkan nilai, yaitu =SUM( range data ). Selanjutnya tekan tombol Enter pada keyboard

2. Menggunakan Insert Function

Selain dengan mengetikkan langsung fungsi pada sel, cara lain untuk menggunakan fungsi adalah dengan menekan ikon Insert Function yang terletak di sebelah kiri formula bar. Langkah-langkahnya, yaitu :

Arahkan penunjuk sel pada sel yang akan digunakan, biasanya sel yang akan menjadi tempat hasil penghitungan.
Klik menu Insert – Function atau dengan menekan ikon Insert Function.
Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Insert Function.
Pilih SUM pada kotak pilihan Select a function kemudian tekan tombol OK.
Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Function Arguments. Masukkan range data yang akan dijumlahkan. Setelah range data dimasukkan, tekan tombol OK.
Selanjutnya, akan ditampilkan hasil penghitungan di mana pada formula bar akan ditulis fungsi yang digunakan.

Selain operator SUM, fungsi matematika mempunyai operator lainnya, yaitu operator ABS dan INT. Fungsi ABS digunakan untuk menghasilkan nilai absolut (nilai selalu positif) dan INT digunakan untuk mengambil nilai integer (nilai desimal diabaikan).
Fungsi yang banyak digunakan selain fungsi matematika, yaitu fungsi logika dan fungsi statistika. Fungsi logika mempunyai operator, seperti AND dan OR. Operator tersebut digunakan untuk menggabungkan beberapa ekspresi logika. Hasil dari fungsi logika akan bernilai TRUE atau FALSE. Hasil TRUE akan ditampilkan jika ekspresi memenuhi syarat yang ditentukan. Hal ini berlaku untuk operator AND. Pada operator AND, jika salah nsatu pernyataan tidak memenuhi syarat maka hasilnya menjadi FALSE. Pada operator OR, hasil akan menjadi TRUE jika salah satu pernyataan sudah memenuhi syarat. Jika semua pernyataan tidak memenuuhi syarat maka hasilnya menjadi FALSE.

Penulisan operator AND dan OR, yaitu

AND(ekspresi logika 1, ekspresi logika 2, …)
OR(ekspresi logika 1, ekspresi logika 2, …)

Selain operator AND dan OR, fungsi logika juga mempunyai fungsi IF. Fungsi IF digunakan untuk membuat suatu pernyataan yang mempunyai kondisi tertentu. Jika kondisi tersebut terpenuhi maka akan ditampilkan suatu nilai atau pernyataan tertentu, sedangkan jika tidak terpenuhi maka suatu nilai tertentu juga akan ditampilkan. Pada fungsi IF, nilai benar atau salah dapat dibuat sendiri.

Penulisan operator IF, yaitu

=IF(logika, nilai benar, nilai salah)

Fungsi statistika mempunyai beberapa operator seperti AVERAGE, COUNT, MAX, dan MIN. Fungsi dari setiap operator tersebut, yaitu :

Operator AVERAGE, mencari nilai rata-rata darin sekumpulan data.
Operator COUNT, menghitung banyaknya data.
Operator MAX, mencari nilai terbesar dari sekumpulan data.
Operator MIN, mencari nilai terkecil dari sekumpulan data.